Het benoemen van de zorgcoördinator gebeurt in een vroeg stadium en gaat in overleg met patiënt en de mantelzorgers. De coördinator is iemand van binnen het team, meestal de wijkverpleegkundige of de huisarts, hij ziet er op toe dat iedereen de hulpvragen op dezelfde wijze begrijpt en dat er geen onduidelijkheid ontstaat over het gezamenlijk beleid. Om de organisatie in deze fase op te starten kan men de Landelijke Eerstelijns Samenwerkings Afspraken Palliatieve Zorg gebruiken. Hierin staan aandachtspunten voor de start van de samenwerking met betrekking tot begeleiding, gedeelde zorg en onderlinge afstemming. Het is belangrijk een zorgdossier op te stellen waar elke betrokkene de verrichtingen en bevindingen in kan optekenen zodat voor iedereen inzichtelijk is wat er gedaan en afgesproken is. Een belangrijk aandachtspunt is de draagkracht van de mantelzorgers. Vooral vrouwelijke mantelzorgers geven niet snel aan dat de zorg voor hen te zwaar wordt, hetgeen tot verdriet en soms crisisachtige situaties kan leiden. Hulpverleners dienen hier rekening mee te houden. Het is van belang om al in een vroeg stadium de zorg rond het levenseinde te bespreken. De huisarts is hiervoor in eerste instantie de aangewezen figuur maar het is belangrijk om binnen het team hierover afspraken te maken zodat voor iedereen duidelijk is wat wenselijk en mogelijk is en wat de standpunten van de verschillende hulpverleners zijn ten aanzien van een mogelijke euthanasie of hulp bij zelfdoding. Indien huisarts en wijkverpleegkundige al langer samenwerken zal duidelijk zijn hoe een ieder over deze onderwerpen denkt. Als de wensen van patiënt ten aanzien van het levenseinde duidelijk zijn, stelt de huisarts alle betrokkenen hiervan op de hoogte.
Tot slot moeten huisarts en wijkverpleegkundige afspraken maken over de nazorg voor de mantelzorgers. Ook moeten ze rouwbezoek inplannen en bepalen welke punten zij misschien nog met de naasten moeten bespreken.